Basit bordroyu herkes hesaplar, fark karmaşık bordroda açılır
Prozon Bordro ve Özlük Yazılımı; bordro hesaplama, özlük, puantaj-PDKS, izin, vardiya, personel bütçesi ve SGK teşvik takibini tek platformda birleştiren bulut tabanlı bir insan kaynakları yazılımıdır; Ar-Ge, teknopark ve serbest bölge bordroları yerleşiktir. Karmaşıklık şurada birikir: vergi dilimi geçişleri, istisna kapsamındaki ek ödemeler, çoklu kanun bildirimi, ay içi statü değişikliği, yan haklar ve özel sigortalar. Motoru tam bu senaryolar için yazdık; hesabı besleyen veri zincirini de aynı platformda kurduk: özlükten puantaja, PDKS’ten SGK bildirgesine, teşvikten muhasebe fişine kadar veri tek yerde akıyor. İddiamızı denetleyin — detaylı hesap makinelerimiz üyeliksiz ve herkese açık.
Kapsam on iki modül, tek veri
Bordro, özlük, puantaj, PDKS, izin, vardiya, bütçe, SGK robotu, on-boarding, arşiv, Ar-Ge bordrosu ve personel portalı aynı veritabanında çalışıyor.
Ar-Ge ve Teknopark motorun içinde
4691 ve 5746 mevzuatı sonradan eklenmiş bir modül değil, hesaplama motorunun içinde. Portal bildirimleri dahil.
Barındırma Türkiye’de
Veriler Türkiye’deki veri merkezlerinde barındırılıyor; tercih ederseniz kendi sunucunuza kurulum (on-premise) seçeneği de var.
Bordro neden Excel’de bozulur?
Excel basit bordroyu hesaplar; karmaşık bordroda iki yerden birden bozulur. Birincisi hesabın kendisi: kümülatif vergi matrahı, dilim geçişleri, istisna kapsamındaki ek ödemeler ve çoklu kanun bildirimi tek formüle sığmaz. İkincisi girdi ve çıktı: veri beş ayrı yerden gelir, sonuç dört ayrı yere gider ve aradaki her aktarım bir hata ihtimalidir.
Girdi tarafı
Puantaj bir dosyada, PDKS cihazında bir başka veri, izinler bir tabloda, raporlar SGK ekranında, teşvik uygunluğu ayrı bir sorguda. Bunları her ay elle birleştirmek zorundaysanız, hatanın nerede oluştuğunu bulmak da elle yapılır.
Çıktı tarafı
Aynı sonuç bildirgeye, muhasebe fişine, banka dosyasına ve yönetim raporuna gitmek zorundadır. Her biri farklı format ister. Dört ayrı çıktıyı elle üretmek, dört ayrı hata kaynağı demektir.
Tek platformun anlamı ekran sayısını azaltmak değil; aktarım sayısını sıfıra indirmektir. Puantaj bordroyu, bordro bildirgeyi, bildirge muhasebe fişini aynı veriden besler.
On iki modül, tek platform
Modüller ayrı ayrı satılan parçalar değil; aynı veritabanının farklı ekranları. İhtiyacınız olmayan modülü kullanmazsınız, ama kullandığınız modüller birbirini otomatik besler.
Bordro
Güncel parametrelerle maaş hesabı; fark bordrosu, sendikal haklar, fiili hizmet zammı ve avans senaryoları dahil.
Özlük
Kişisel ve çalışma bilgileri, kariyer geçmişi, dijital özlük dosyası, sözleşme sihirbazı, zimmet ve yasal süreç takibi.
Puantaj
Üç ayrı yöntem: dinamik puantaj, PDKS entegrasyonu ya da sabit puantaj. İşletmenin düzenine göre seçilir.
PDKS entegrasyonu
Mevcut turnike, kart okuyucu ve parmak izi cihazlarınızdan gelen veri değiştirilmeden okunur ve doğrulanır.
İzin
Sınırsız izin türü tanımı, hak ediş ve devir kuralları, dijital onay akışı, bordroya otomatik yansıma.
Ar-Ge bordrosu
4691 ve 5746 kapsamındaki personel için proje bazlı süre takibi, muafiyet hesabı ve portal bildirimleri.
Vardiya
Sınırsız çalışma takvimi, yetkinlik ve sertifika kontrolüyle otomatik atama, maliyet karşılaştırması.
Bütçe
Gelecek dönem personel maliyeti ve kıdem yükü simülasyonu. Bordro modülünden bağımsız da kullanılabilir.
SGK robotu
İşe giriş ve çıkış bildirgeleri, rapor sorgulama, otomatik arşivleme ve iş göremezlik ödeneği hesabı.
On-boarding
Yeni personel kendi bilgilerini ve evraklarını bağlantı üzerinden yükler; İK yalnızca kontrol edip onaylar.
Doküman arşivi
Sözleşme, rapor, ihtar, savunma, icra yazısı ve zimmet formları kategorize edilmiş bulut arşivde.
Personel portalı
Çalışan bordrosunu, izin bakiyesini, cari hareketini ve belgelerini web ve mobilden kendisi yönetir.
10.000 personel, 20 dakika
Bordro motoru bu platformun çekirdeği. On bin personelli bir fabrikanın aylık bordrosu yaklaşık yirmi dakikada tamamlanıyor — ay kapanışı, ekranın başında geçirilen bir gün olmaktan çıkıyor.
Hızın kendisi tek başına anlamlı değil; anlamlı olan, o hızın karmaşık senaryolardan ödün vermeden elde edilmesi. Sendikal haklar, fark bordrosu, fiili hizmet zammı, avansın vergi ve SGK matrahına etkisi, serbest bölge ve Ar-Ge muafiyetleri — bunlar özel geliştirme değil, standart davranış.
Motorun hassasiyetini kendiniz sınayabilirsiniz: sitedeki ücretsiz hesap makineleri aynı hesaplama altyapısını kullanıyor. Netten brüte ya da brütten nete bir hesap yapıp kendi bordronuzla karşılaştırmanız, motorun ne yaptığını görmenin en hızlı yolu.
Prozon Bordro ve Özlük Yazılımı — kısa tanıtım videosu.
Modüller ne yapıyor?
Her modülün kapsamı aşağıda. Başlıklara tıklayarak açabilirsiniz; ekran ekran anlatım ve teknik ayrıntı için Bilgi Bankası sayfamıza bakabilirsiniz.
Her ay, her işyeri tek listede
Bordro listesi dönemi ay ay gösterir: hangi işyerinde kaç personelin bordrosu tamamlandı, hangi bordro hangi tarih aralığını kapsıyor. Tamamlanma oranına bakarak ay kapanışının neresinde olduğunuzu tek bakışta görürsünüz.
Şirket parametreleri bir kez tanımlanır
İşveren unvanı, Mersis ve ticaret sicil bilgileri, vergi dairesi tanımları — muhtasar ve prim hizmet beyannamesinin dayandığı alanların hepsi tek ekranda toplanır. Beyanname üretimi bu tanımları kullanır; her dönem yeniden girilmez.
Özlük modülü
Personele dair her şeyin tek dosyada toplandığı yer. Dağınık klasörler ve paylaşılan sürücüler yerine, her çalışan için kategorize edilmiş ve KVKK’ya uygun bir dijital dosya.
- Kişisel ve çalışma bilgileri: Unvan, hiyerarşik konum, çalışma yeri (ofis, hibrit, uzaktan), sendika üyeliği, kıdem referans tarihleri.
- Teknopark ve Ar-Ge parametreleri: Proje seçimleri ve muafiyet tanımları personel kartının içinde yapılır; bordro bu tanımı otomatik okur.
- Otomatik bildirge: İşe giriş, çıkış ve nakil işlemlerinde SGK bildirgeleri otomatik verilir ve personelin dijital dosyasına kaydedilir.
- Yeniden işe alım hafızası: Eski bir çalışan geri döndüğünde yeni kart açılmaz. Eski kart üzerinden, geçmiş veriler ve kümülatif gelir vergisi matrahı korunarak işe alım yapılır — bu, elle yapıldığında en sık atlanan detaylardan biridir.
- Dijital arşiv: Sözleşmeler, sağlık raporları, bordrolar, ihtar ve savunma yazıları, icra evrakı, diplomalar — klasörlenmiş biçimde.
- Sözleşme sihirbazı: Hukuk biriminizin şablonunu sisteme yüklersiniz; sistem personelin bilgileriyle sözleşmeyi doldurur, size çıktı almak kalır.
- On-boarding: Yeni personele giden bağlantıyla çalışan kendi bilgilerini ve evraklarını yükler; İK kontrol edip onaylar, işe giriş bildirgesi otomatik gider.
- Yasal süreçler: İcra ve nafaka sıralaması, engellilik ve sağlık kaynaklı vergi indirimleri, zimmet yönetimi.
Puantaj modülü — üç ayrı yöntem
Her işletmenin çalışma düzeni farklı olduğu için tek bir puantaj yöntemi dayatılmıyor. Üç seçenekten biri (ya da farklı işyerlerinde farklı olanlar) kullanılabilir.
1. Dinamik puantaj — tam otomasyon
- Sınırsız çalışma takvimi: İşyerine, departmana veya kişiye özel sınırsız sayıda vardiya ve takvim tanımı.
- Yasal uyarı sistemi: Gece çalışması, ara dinlenme, azami süre gibi sınırlarda anlık uyarı. Fazla mesaide ücret mi serbest zaman mı kullandırılacağı ve katsayısı baştan tanımlanır, bordro buna göre şekillenir.
- Otomatik iş göremezlik: Raporun “ayakta” ya da “yatarak” olduğunu ayırt ederek ödenek hesabını yapar.
- Ar-Ge eksik gün mantığı: Ar-Ge personelinin eksik günlerinde hafta tatili ve genel tatil hakedişinin hangi kanun kapsamında (5746 / 4691) bildirileceğini sistem belirler.
2. PDKS entegrasyonu — canlı veri doğrulama
- Mevcut cihazlarınız kalır: Turnike, kart okuyucu veya parmak izi sisteminizi değiştirmeniz gerekmez; veri Prozon’un kurgusuyla karşılaştırılır.
- Tolerans yönetimi: “On dakika geç kalma”, “on beş dakika erken çıkma” gibi kurumsal kurallar tanımlanır; sistem yalnızca istisnaları önünüze getirir.
- Aksiyon odaklı akış: Uyuşmayan her satır için karar verilir (mazeret izni mi, kesinti mi). Tüm satırlar temizlendiğinde puantaj kapanır.
3. Sabit puantaj — hız ve sadelik
- Standart mesai düzeniyle çalışan küçük ekipler için: 26 gün çalışma + 4 gün hafta tatili gibi bir kalıpla bildirim saniyeler içinde tamamlanır.
İzin modülü
Standart izin türleriyle sınırlı kalmayan, kural tabanlı bir yapı.
Yönetici tarafı
- Sınırsız izin türü: Yıllık, mazeret, idari, doğum, İSG kaynaklı izinler — ihtiyacınız kadar tür tanımlanır.
- Parametre yönetimi: Her tür için ayrı kurallar: hak ediş periyodu, tek seferde kullanılabilecek asgari gün, kullanılmayan iznin ücrete dönüşüp dönüşmeyeceği, telafi çalışması gerektirip gerektirmediği.
- Bordroya otomatik yansıma: Ücretli ve ücretsiz izinlerin gün ve kesinti karşılığı bordroda otomatik oluşur.
Çalışan tarafı
- Talep web ve mobilden oluşturulur, onay akışı dijital ilerler.
- Kalan bakiye ve geçmiş kullanım çalışanın kendi panelinde görünür — “kaç günüm kaldı” sorusu İK’ya gelmez.
Ek ödemeler ve yan haklar
Maaş dışındaki tüm ödemeler tek merkezden tanımlanır; vergi ve SGK davranışı ödemenin kendisiyle birlikte kurgulanır.
- Mevzuat altyapısı: Her ek ödeme için (yol, yemek, prim, yakacak, sosyal yardım) gelir vergisi ve SGK muafiyet kuralları baştan tanımlanır; istisna tavanı aşıldığında aşan kısım otomatik vergilendirilir.
- Periyodik ödemeler: Her ay düzenli yatan yol ve yemek yardımı için kural bir kez kurulur.
- Tek seferlik ödemeler: Performans primi, doğum yardımı gibi kalemler o aya özel tanımlanır.
- Sabit ya da kişiye özel tutar: Herkese eşit, departmana özel ya da kişi bazlı tutar belirlenebilir.
- Ayni yardımlar: Hediye çeki, koli yardımı gibi nakit olmayan ödemelerin vergisel karşılığı hesaplanıp bordroya yansıtılır.
Kesintiler, icra ve nafaka
İcra ve nafaka, elle yapıldığında en çok hata üreten ve hatası en pahalı olan alanlardan biri. Modül, icra dairesinin talimatını ödeme türüne göre ayrıştırıyor.
- Maaş kesintisi: Aylık ücret ödemelerinde yasal sınır (dörtte bir) ya da icra dairesinin belirttiği oran otomatik uygulanır. Oran her ek ödeme kalemi için ayrı ayrılabilir.
- Tazminat kesintisi: Çıkışta kıdem ve ihbar tazminatı maaştan ayrıştırılır; icra dairesinin talimatı varsa tazminatın tamamına ya da belirtilen tutarına kesinti uygulanır.
- Otomatik çıkış kontrolü: Çıkış bordrosu hesaplanırken icra dosyası otomatik taranır ve bakiye kapatılır — “acaba icrası var mıydı” sorusu ortadan kalkar.
- Öncelik sıralaması: Cari nafaka yasa gereği en başa alınır; birikmiş nafaka ve diğer dosyalar tarih ve öncelik sırasına göre işleme girer.
- Taksitlendirme: Yüksek tutarlı kesintiler istenen vadeye bölünebilir.
SGK robotu
SGK ekranlarında elle yapılan işlerin arka planda yürütülmesi.
- Otomatik bildirge: Özlük bilgisi tamamlanıp işe giriş tarihi girildiğinde giriş ve çıkış bildirgeleri otomatik gönderilir.
- Otomatik arşiv: Onaylanan bildirgeler SGK sisteminden indirilip personelin dijital dosyasına yerleştirilir.
- Rapor takibi: Sağlık raporları SGK’dan otomatik çekilir ve onay ekranına düşer; vizite sistemine ayrıca girmek gerekmez.
- Ödenek hesabı: Raporun ayakta ya da yatarak olduğu ayırt edilir ve geçici iş göremezlik ödeneği buna göre hesaplanır.
- Tahsilat takibi: SGK’nın ödemeyi personelin hesabına yatırması hâlinde alacak takibi, işveren prim borcundan mahsup edilmesi hâlinde müfredat kartı üzerinden kontrol yapılır.
Vardiya ve çalışma takvimi
Vardiya planlamasını yalnız saate göre değil, yetkinliğe ve üretim kaynağına göre kuran bir modül.
- Sınırsız takvim: Hafta tatili günleri, mesai başlangıç ve bitişleri, gece çalışması, ara dinlenme süreleri — her detay ayrı ayrı tanımlanır.
- Yumuşak uyarı: Mevzuata aykırı bir kurgu girildiğinde sistem işlemi engellemez, uyarır. Son karar ve sorumluluk sizde kalır; operasyon kilitlenmez.
- Fazla mesai kurgusu: Ücret mi ödenecek, serbest zaman mı kullandırılacak — ayrım ve katsayılar baştan belirlenir.
- Kaynak bazlı planlama: CNC tezgâhı ya da montaj hattı gibi iş birimleri tanımlanır; her birim için asgari ve azami personel sayısı belirlenir.
- Zorunluluk kontrolü: O birimde çalışacak personelin mesleki yeterlilik belgesi var mı, sağlık durumu o vardiyaya uygun mu — sistem kontrol eder.
- Otomatik atama: Sertifika, sağlık ve tercih kurallarına göre personel uygun vardiyaya yerleştirilir; siz sonucu inceler, gerekirse elle düzeltirsiniz.
- Karar desteği: Artan iş yükünde mevcut ekibe fazla mesai mi yaptırmak, yeni personel mi almak daha uygun — iki senaryonun maliyet karşılaştırması raporlanır.
Bordro motoru
- Hız: On bin personelli bir kadronun aylık bordrosu yaklaşık yirmi dakikada tamamlanır.
- Veri toplama: Motor, veriyi özlükten, çalışma takviminden, PDKS’ten ve SGK’dan kendisi çeker; elle birleştirme adımı yoktur.
- Karmaşık senaryolar: Sendikal haklar, fark bordrosu, fiili hizmet zammı, serbest bölge bordrosu ve avansın vergi–SGK matrahına etkisi standart kapsamdadır.
- Mevzuat yönlendirmesi: Eksik ya da çelişkili bir tanım girildiğinde sistem uyarır ve doğru olanı gösterir.
- Beyanname hazırlığı: Hesaplama bittiğinde muhtasar ve SGK beyannameleri yüklemeye hazır biçimde üretilir.
- Özelleştirilebilir icmal: Yönetim raporları ve bordro icmalleri şirketin istediği formatta tasarlanabilir.
Raporlama ve analiz
- Hazır yönetim raporları: Finansal yükümlülükler ve karşılıklar, personel devir hızı (turn-over), departman bazlı devamsızlık, fazla mesai yoğunluk haritaları.
- Aktif rapor (pivot): Hazır raporlar yetmediğinde, Excel’deki pivot mantığıyla satır, sütun ve veri alanlarını kendiniz seçerek rapor üretirsiniz. “Hangi departman, hangi yaş aralığında, ne kadar mesai yapmış” türü sorular kendi tablonuzla yanıtlanır.
- Genişleyen kütüphane: Rapor havuzu, farklı sektörlerden gelen talepler ve mevzuat değişiklikleri doğrultusunda güncellenir ve tüm kullanıcılara açılır.
Çalışan portalı ve mobil uygulama
Operasyonel taleplerin İK’ya gelmeden çözüldüğü katman.
- Dijital bordro zarfı: Çalışan her ayın bordrosunu görüntüler ve indirir.
- Resmî evrak talebi: Vize başvurusu ya da banka işlemi için gereken çalışma belgesi ve bordrolar sistemden alınır.
- Cari hareket: Şirket içi alacak–borç durumu ve geçmiş ödeme hareketleri şeffaf biçimde izlenir.
- İzin ve avans: Bakiye görüntüleme, takvim üzerinden planlama, talep oluşturma ve avans isteği.
- Organizasyon şeması ve takvim: Hiyerarşik yapı ve kendi vardiya planı çalışanın panelinde.
Ar-Ge, Teknopark ve serbest bölge bordrosu
Standart bordro yazılımlarının çoğunda 4691 ve 5746 kapsamındaki personel “özel geliştirme” konusudur. Prozon’da hesaplama motorunun içindedir — çünkü yazılımın arkasında bu mevzuatı denetleyen taraftan gelen bir danışmanlık ekibi var.
- Proje yönetimi: Teknopark ve Ar-Ge projeleri sisteme tanımlanır; personelin proje bazlı çalışma süreleri (adam/gün) atanır.
- Bölge içi ve bölge dışı çalışma: Bölge dışında geçen süreler ayrı izlenir ve muafiyet hesabına doğru yansıtılır.
- Eksik gün kuralları: Mevzuatın en çok hata üretilen kuralları — hafta içinde eksik günü olanın hafta tatilinin teşvik kapsamına girmemesi, ay içinde eksik günü olanın genel tatilinin kapsam dışında kalması gibi — sistem tarafından otomatik takip edilir.
- Ödeme ayrıştırması: Hangi ek ödemenin Ar-Ge kapsamında olduğu, hangisinin olmadığı ayırt edilir.
- Tam zaman eşdeğer: TZE ve adam/ay oranları hesaplanır; teşvikli bordro parametreleri buna göre kurulur.
- Portal bildirimleri: Teknopark yönetimine yapılması gereken aylık portal bildirimleri sistem tarafından hazırlanır.
- İstisnalar: Gelir vergisi ve damga vergisi istisnalarının net–brüt ücrete etkisi ve muhasebeleşmesi hesaplanır.
Bu alanı yazılımla değil hizmet olarak yürütmeyi tercih ederseniz, aynı uzmanlık Teknopark ve Ar-Ge bordrosu hizmeti olarak da alınabiliyor.
Raporlu personelde vergi ve prim optimizasyonu
Bu, çoğu bordro yazılımının yapmadığı ve elle yapıldığında neredeyse hiç fark edilmeyen bir hesap. Anlatmaya değer, çünkü doğrudan nakit karşılığı var.
Pek çok işletme, personeli mağdur olmasın diye raporlu günlerde de tam maaş öder. Yazılım bu ayrımı yapamıyorsa, ödenen tutarın tamamını ücret sayar ve tamamı üzerinden gelir vergisi ile SGK primi hesaplar. Oysa o tutarın bir kısmını devlet karşılamaktadır.
Prozon bu döngüyü şöyle kırıyor:
- Otomatik algılama: Robot raporu SGK’dan çekerken ayakta ya da yatarak tedavi ayrımını yapar.
- Ödenek hesabı: Rapor türüne göre geçici iş göremezlik ödeneği hesaplanır.
- Avans ayrıştırması: Raporlu günlerde ödenen maaşın SGK tarafından karşılanan kısmı (ilk iki gün hariç) ücret değil, personele verilmiş bir avans olarak nitelendirilir.
- Sonuç: Avans niteliğindeki bu tutar üzerinden gelir vergisi ve SGK primi hesaplanmaz.
Tahsilat tarafı da takip edilir: personelin SGK’dan aldığı tutarı şirkete iade etmesi gerekiyorsa alacak kaydı açılır; işveren dilekçesiyle prim borcundan mahsup edilecekse müfredat kartı üzerinden kontrol edilir.
Bu bir vergi planlaması önerisi değil, mevcut mevzuatın doğru uygulanmasıdır. Uygulamanın sizin yapınıza nasıl oturduğunu demo görüşmesinde kendi verinizle görebilirsiniz.
Kamuda da çalışıyor: ÜBYS bordro motoru
Prozon’un bordro motoru yalnız özel sektörde değil, kamu tarafında da kullanılıyor. İzmir Kâtip Çelebi Üniversitesi tarafından geliştirilen ve T.C. Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı tarafından desteklenen ulusal ÜBYS (Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi) projesinin bordro motorunu Prozon oluşturuyor.
Bu kapsamda kamuda 4A (kamu işçisi) ve 4D (sürekli işçi) statüsündeki personelin ve üniversite öğrencilerinin stajyer ödemelerinin bordro süreçleri Prozon altyapısıyla yönetiliyor.
Kamu bordrosu, mevzuat ve denetim açısından özel sektörden farklı bir disiplin gerektirir. Kamu tarafına özel ihtiyacınız varsa Kamu Bordro Yazılımı sayfamıza bakabilirsiniz.
Kurulum, veri aktarımı ve entegrasyon
Geçiş sürecinde en çok sorulan şey veri aktarımı. Personel kartlarını tek tek açmanız gerekmiyor; sistem toplu yükleme üzerine kurulu.
- 01
İlk kurulum ve veri aktarımı
Mevcut personel listeniz, maaş bilgileri ve geçmiş verileriniz Excel şablonları üzerinden toplu olarak yüklenir. Aktarım ve kurulum aşamasında müşteri başarı ekibi birebir çalışır.
- 02
Kurgu ve parametre tanımı
Çalışma takvimleri, izin türleri, ek ödeme ve kesinti kuralları, vardiya düzenleri ve varsa Ar-Ge projeleri tanımlanır. Bu tanımlar bir kez yapılır; sonraki aylarda tekrar edilmez.
- 03
Paralel çalışma
İlk dönem mevcut sisteminizle paralel yürütülür; iki sonuç karşılaştırılıp fark veren her kalem açılır. Geçiş, sonuç birebir tutunca tamamlanır.
- 04
Aylık döngü
Aylık değişkenler (prim, kesinti, puantaj) toplu listelerle yüklenir; dönemsel zamlar ve unvan değişiklikleri toplu güncellemeyle yapılır. Hesaplama sonrası muhasebe fişi ve beyannameler otomatik üretilir.
Muhasebe ve ERP entegrasyonu
Kullandığınız muhasebe programı ya da ERP ne olursa olsun — SAP, Logo, Mikro, Netsis, Luca, Zirve ve benzerleri — bordro tamamlandığında o programın altyapısına uygun hazır mahsup fişi üretilir.
- Masraf merkezi yönetimi: Gider yerleri ve masraf merkezleri tanımlanır; personel maliyeti departman, şube veya proje bazında ayrıştırılır.
- Tek tuşla transfer: Oluşan entegrasyon dosyası muhasebe programına yüklenir; yüzlerce satırlık fiş elle işlenmez.
- PDKS tarafı: Mevcut cihazlarınız değiştirilmez; veri okunur ve doğrulanır.
Güvenlik, KVKK ve barındırma
Bordro yazılımı, şirketin en hassas verisiyle çalışır. Barındırma ve erişim tarafındaki düzen şöyle:
- Lokasyon: Veriler Türkiye sınırları içindeki veri merkezlerinde barındırılır; yurt dışına veri aktarımı yapılmaz. KVKK uyumu bu tercihin doğrudan sonucudur.
- Şifreli saklama: Hassas veriler veritabanında kriptografik yöntemlerle şifreli tutulur; olası bir fiziksel erişimde bile veriler okunabilir biçimde bulunmaz.
- Rol bazlı erişim: Hangi kullanıcının hangi işyerini ve hangi veriyi göreceği tanımlanır; maaş bilgisi ayrı bir yetki katmanıdır.
- Bağımsız denetim: Sistemler düzenli olarak bağımsız kuruluşlarca sızma (penetrasyon) testine tabi tutulur.
- Kendi sunucunuza kurulum: Bulut modelini tercih etmeyen kurumlar için yazılımın kendi sunucularınıza kurulduğu on-premise lisanslama seçeneği vardır; bu modelde veriler tamamen sizin kontrolünüzde kalır.
Sertifikalar
Bilgi güvenliği ve kalite yönetimi süreçleri bağımsız kuruluşlarca periyodik olarak denetleniyor.
Aklınızdaki çekince hangisi?
Bordro yazılımı değiştirmek konuşulurken en sık duyduğumuz on cümle. Hangisi sizinkiyse doğrudan onu açın.
“Veri aktarımı çok uzun sürer” mi diyorsunuz?
Aktarım toplu yapılır, tek tek değil.
Personel kartlarını elle açmanız gerekmiyor. Mevcut personel listeniz, maaş bilgileriniz ve geçmiş verileriniz Excel şablonlarıyla toplu olarak yüklenir; aylık değişkenler de aynı şekilde. Geçiş döneminde mevcut sisteminizle paralel çalışıp iki sonucu karşılaştırıyoruz, birebir tutunca geçiş tamamlanıyor. Kurulum ve aktarım aşamasında müşteri başarı ekibi sizinle birebir çalışır.
“Mevcut PDKS ve muhasebe programımızı değiştiremeyiz” mi diyorsunuz?
Değiştirmeniz gerekmiyor.
Turnike, kart okuyucu ve parmak izi cihazlarınız yerinde kalır; Prozon onlardan gelen veriyi okur ve kendi kurgusuyla doğrular. Muhasebe tarafında da program ne olursa olsun — SAP, Logo, Mikro, Netsis, Luca, Zirve — bordro bittiğinde o programa uygun mahsup fişi üretilir ve tek tuşla yüklenir. Prozon araya girer, sistemlerinizin yerine geçmez.
“Bizim bordromuz çok özel, standart yazılım tutmaz” mı diyorsunuz?
Büyük olasılıkla standart kapsamdaki senaryolardan biridir.
Sendikal haklar, fark bordrosu, fiili hizmet zammı, serbest bölge, teknopark ve Ar-Ge muafiyetleri, avansın matraha etkisi, kaynak bazlı vardiya — bunlar özel geliştirme değil, standart kapsam. Yine de her yapı farklıdır: demo görüşmesinde en zor senaryonuzu masaya koymanızı öneriyoruz. Kapsam dışında kalan bir kurgu varsa bunu açıkça belirtiriz.
“Bulut istemiyoruz, veri dışarıda dursun istemiyoruz” mu diyorsunuz?
İki seçenek var.
Bulut modelinde veriler Türkiye içindeki veri merkezlerinde barındırılır, yurt dışına aktarılmaz, veritabanında şifreli tutulur ve sistem bağımsız kuruluşlarca sızma testine tabi tutulur. Bu yeterli gelmiyorsa yazılımı kendi sunucularınıza kurduğumuz on-premise lisanslama modeli mevcuttur; o modelde veriler tamamen sizin kontrolünüzde kalır.
“Ekibimiz yeni sistem öğrenemez” mi diyorsunuz?
Öğrenme yükü kurguda, kullanımda değil.
Zor olan kısım ilk kurulumdur: takvimler, izin türleri, ödeme ve kesinti kuralları bir kez tanımlanır ve bu tanımları birlikte yaparız. Sonraki aylarda kullanım, veri yükleyip sonucu kontrol etmeye iner. Ekibinizin bordro mevzuatını derinleştirmesini istiyorsanız bu ayrı bir başlık: bordro eğitimi.
“Hata olursa sorumluluk kimde?” diye mi soruyorsunuz?
Yazılım hatası ile beyan sorumluluğu ayrı şeyler.
Hesaplama algoritmasından kaynaklanan bir hatadan doğacak cezai sorumluluğu sözleşme kapsamında üstleniyoruz. Buna karşılık SGK ve vergi idaresi karşısında beyanın yasal muhatabı her koşulda işverendir; bunu net söylemeyi tercih ediyoruz. Sistem ayrıca eksik ya da çelişkili tanımlarda uyarı verir — işlemi engellemez, ama sizi kör noktada bırakmaz.
“Kadromuz küçük, bu bize fazla” mı diyorsunuz?
Kullanmadığınız modül yükünüz olmaz.
Küçük kadroda sabit puantaj yöntemiyle bildirim saniyeler içinde biter; vardiya ve kaynak planlaması gibi ağır modülleri hiç açmazsınız. Öte yandan küçük şirkette bordroyu genellikle başka işleri de olan tek bir kişi yürütür — otomatik bildirge, otomatik arşiv ve çalışan portalı en çok orada zaman kazandırır.
“Mevzuat değişince yazılım geride kalır” mı diyorsunuz?
Güncellemeler sistem tarafında yapılır.
Vergi dilimleri, istisna tavanları, prim oranları ve teşvik kanunlarındaki değişiklikler sistem tarafında güncellenir; sizin sürüm yükseltmeniz ya da parametre girmeniz gerekmez. Arkada bunu takip eden ayrı bir mevzuat ekibi var; aynı ekip mevzuat sirkülerlerini de yayımlıyor.
“Ar-Ge bordromuz için ayrı bir çözüm mü gerekecek?” diye mi soruyorsunuz?
Hayır, aynı motorun içinde.
4691 ve 5746 kapsamındaki personel için proje tanımı, bölge içi–dışı çalışma, tam zaman eşdeğer hesabı, eksik gün kuralları, ödeme ayrıştırması ve portal bildirimleri standart kapsamda. Bu, yazılımın arkasındaki danışmanlık ekibinin uzmanlık alanı olduğu için sonradan eklenmiş bir modül değil.
“Sadece bütçe modülünü alabilir miyiz?” diye mi soruyorsunuz?
Evet, bütçe modülü bağımsız çalışır.
Farklı bir bordro programı kullanıyorsanız personel listenizi ve güncel maaş verilerinizi Excel şablonlarıyla yükleyip bütçe simülasyonlarına hemen başlayabilirsiniz. Prozon bordroyla birlikte kullanıldığında ise onaylanan bütçe tek tuşla yeni dönem bordrosuna dönüşür ve “planlanan – gerçekleşen” karşılaştırması veri transferi olmadan raporlanır.
Yazılım mı, hizmet mi?
Aynı bordro motoru üç farklı biçimde alınabiliyor. Fark, işi kimin yürüttüğünde.
Yazılım — ekranın kontrolü sizde
Bordroyu kendi ekibiniz yürütür; biz altyapıyı, mevzuat güncellemelerini ve desteği veririz. Bordro ekibi olan ve süreci içeride tutmak isteyen şirketler için.
Bordro outsource — operasyon bizde
Aylık hesaplama, bildirge, teşvik yönetimi ve raporlama bizim tarafımızda yürür; yazılım da hizmete dahildir. Tamamını devretmek zorunda değilsiniz, kısmi devir de mümkündür.
Yalnız teşvik tarafı
Bordronuz nerede olursa olsun teşvik dağılımını biz kurabiliriz. Kendiniz yürütmek isterseniz SGK Teşvik Portalı aynı işi yazılım olarak yapar.
Önce kontrol ettirmek
Sistem değiştirmeden önce mevcut bordronuzun doğruluğundan emin olmak isterseniz, bağımsız bir bordro denetimi geçiş kararını da netleştirir.
Bordro ve Özlük Yazılımı hakkında sık sorulan sorular
Prozon Bordro ve Özlük Yazılımı nedir?
Bordro, özlük, puantaj, PDKS, izin, vardiya, bütçe, SGK robotu, on-boarding, doküman arşivi, Ar-Ge bordrosu ve personel portalı modüllerini tek veritabanında birleştiren bulut tabanlı bir insan kaynakları yazılımıdır. Amacı ekran sayısını azaltmak değil, veri aktarımlarını ortadan kaldırmaktır: puantaj bordroyu, bordro bildirgeyi, bildirge muhasebe fişini aynı veriden besler.
Bordro hesaplaması ne kadar sürüyor?
On bin personelli bir kadronun aylık bordrosu yaklaşık yirmi dakikada tamamlanır. Motor veriyi özlükten, çalışma takviminden, PDKS’ten ve SGK’dan kendisi çektiği için hesaplama öncesinde elle veri birleştirme adımı yoktur. Motorun hassasiyetini sitedeki ücretsiz hesap makineleriyle kendiniz sınayabilirsiniz; aynı altyapıyı kullanıyorlar.
Mevcut bordro programımızdan geçiş nasıl oluyor?
Personel kartları tek tek açılmaz. Mevcut personel listeniz, maaş bilgileri ve geçmiş verileriniz Excel şablonlarıyla toplu olarak yüklenir. Ardından çalışma takvimleri, izin türleri, ödeme ve kesinti kuralları bir kez tanımlanır. İlk dönem mevcut sisteminizle paralel yürütülür; iki sonuç karşılaştırılır ve birebir tuttuğunda geçiş tamamlanır. Kurulum ve aktarım aşamasında müşteri başarı ekibi birebir çalışır.
Kullandığımız muhasebe programı veya ERP ile entegre olur mu?
Evet. SAP, Logo, Mikro, Netsis, Luca, Zirve ve benzeri programlar için bordro tamamlandığında o programın altyapısına uygun hazır mahsup fişi üretilir ve tek tuşla yüklenir. Gider yerleri ve masraf merkezleri tanımlanarak personel maliyetleri departman, şube veya proje bazında ayrıştırılabilir.
Mevcut PDKS cihazlarımızı değiştirmemiz gerekir mi?
Hayır. Turnike, kart okuyucu veya parmak izi sisteminiz yerinde kalır. Cihazlardan gelen veri Prozon’un çalışma takvimi kurgusuyla karşılaştırılır; “on dakika geç kalma” gibi tolerans kurallarınız sisteme tanıtılır ve yalnızca istisnalar önünüze gelir. Her satır için kararınızı verdiğinizde puantaj kapanır.
Teknopark, Ar-Ge Merkezi ve serbest bölge bordrolarına uygun mu?
Evet; bu, yazılımın en ayırt edici alanı. 4691 ve 5746 sayılı kanunlar motorun içindedir. Proje tanımı ve adam/gün ataması, bölge içi–bölge dışı çalışma takibi, tam zaman eşdeğer hesabı, “hafta içinde eksik günü olanın hafta tatili teşvik kapsamına girmez” gibi kritik eksik gün kuralları, teşvikli ve teşviksiz ödeme ayrıştırması ve Teknopark yönetimine yapılan aylık portal bildirimleri standart kapsamdadır. Aynı uzmanlık hizmet olarak da alınabilir: Teknopark ve Ar-Ge bordrosu.
Kamu kurumlarına yönelik (4A/4D) bordro desteği var mı?
Evet. İzmir Kâtip Çelebi Üniversitesi tarafından geliştirilen ve T.C. Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı tarafından desteklenen ulusal ÜBYS (Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi) projesinin bordro motorunu Prozon oluşturmaktadır. Bu kapsamda kamuda 4A ve 4D statüsündeki personelin ve üniversite öğrencilerinin stajyer ödemelerinin bordro süreçleri Prozon altyapısıyla yönetilmektedir. Ayrıntı için Kamu Bordro Yazılımı.
Raporlu personelde vergi ve prim optimizasyonu nasıl çalışıyor?
Personeli mağdur etmemek için raporlu günlerde de tam maaş ödeyen işletmeler, yazılım bu ayrımı yapamadığında ödenen tutarın tamamı üzerinden vergi ve prim öder. Prozon, raporu SGK’dan çekerken ayakta–yatarak ayrımını yapar, geçici iş göremezlik ödeneğini hesaplar ve devletin karşıladığı kısmı (ilk iki gün hariç) ücret değil avans olarak nitelendirir. Bu tutar üzerinden gelir vergisi ve SGK primi hesaplanmaz. Tahsilat tarafı da takip edilir: personelden iade ya da prim borcundan mahsup.
İcra ve nafaka kesintilerini nasıl yönetiyor?
Maaş ödemelerinde yasal sınır olan dörtte bir (ya da icra dairesinin belirttiği oran) otomatik uygulanır; oran her ek ödeme kaleminde ayrı ayrılabilir. Çıkışta kıdem ve ihbar tazminatı maaştan ayrıştırılır ve talimat varsa tazminatın tamamına kesinti uygulanabilir. Çıkış bordrosu hesaplanırken icra dosyası otomatik taranır. Birden fazla dosyada cari nafaka yasa gereği önceliklidir; birikmiş nafaka ve diğer dosyalar tarih ve öncelik sırasına göre işleme girer.
Özlük evraklarını dijital ortamda saklayabilir miyiz?
Evet. Her personel için KVKK standartlarına uygun, kategorize edilmiş bir dijital özlük dosyası oluşturulur. İşe giriş ve çıkış bildirgeleri işlem yapıldığı anda otomatik olarak bu dosyaya kaydedilir. Sözleşmeler, ihtar ve savunma yazıları, zimmet formları, icra ve nafaka evrakı, diplomalar ve sağlık raporları da burada saklanır. Sözleşme sihirbazı, hukuk biriminizin şablonunu personel bilgileriyle otomatik doldurur.
Veriler nerede saklanıyor?
Tüm veriler Türkiye sınırları içindeki veri merkezlerinde barındırılır; yurt dışına veri aktarımı yapılmaz. Hassas veriler veritabanında kriptografik yöntemlerle şifreli tutulur ve rol bazlı yetkilendirmeyle hangi kullanıcının hangi işyerini ve hangi veriyi göreceği tanımlanır. Sistemler bağımsız kuruluşlarca düzenli sızma testine tabi tutulur; bilgi güvenliği süreçleri ISO 27001 kapsamında denetlenir.
Kendi sunucumuza kurulum yapılabilir mi?
Evet. Bulut modelini tercih etmeyen kurumlar için yazılımın kendi sunucularınıza kurulduğu on-premise lisanslama modeli mevcuttur. Bu modelde veriler tamamen sizin kontrolünüzde kalır.
Bütçe modülünü bordro modülü olmadan kullanabilir miyiz?
Evet, bütçe modülü bağımsız çalışır. Farklı bir bordro programı kullanıyorsanız personel listenizi ve maaş verilerinizi Excel şablonlarıyla yükleyip simülasyonlara başlayabilirsiniz. Prozon bordroyla birlikte kullanıldığında onaylanan bütçe tek tuşla yeni dönem bordrosuna dönüşür ve “planlanan – gerçekleşen” karşılaştırması otomatik raporlanır.
Hesaplama hatası olursa sorumluluk kimde?
Hesaplama algoritmasından kaynaklanan bir hatadan doğacak cezai sorumluluk sözleşme kapsamında Prozon tarafından üstlenilir. Bununla birlikte SGK ve vergi idaresi karşısında beyanın yasal muhatabı her koşulda işverendir; yazılım beyanı sizin adınıza vermez, hesaplar ve uyarır. Sistem eksik ya da çelişkili tanımlarda uyarı verir; işlemi engellemez, kararı ve sorumluluğu size bırakır.
Ekibimizin bordro mevzuatını bilmesi gerekiyor mu?
Sistem, eksik ya da mevzuata aykırı tanımlarda uyarı vererek yönlendirir; bu, mevzuat bilgisinin yerini tutmaz ama günlük operasyonda hata payını belirgin biçimde azaltır. Ekibinizin bu alanda derinleşmesini istiyorsanız bordro eğitimi, tek bir somut karar için görüş almak isterseniz mevzuat danışmanlığı ayrı hizmetler olarak mevcuttur.
Ne dediler?
Tüm referanslar →“Prozon, odamızın teşvik sistemini kurdu ve meslektaşlarımız faydalanıyor. Mükelleflerimize çok ciddi faydalar sağladılar. Şimdi de, kapsamlı bir yazılım olan bordro ve özlük yazılımını geliştirdiler. Meslektaşlarımıza yine çok faydalı olacağını düşünüyorum.”
“Yaklaşık iki yıldır Prozon ile iş ortaklığımız devam etmektedir. Bordro outsource hizmetleri başta olmak üzere, İK mevzuatı ve teşvik danışmanlığı alanlarında sundukları hizmetler sayesinde ilgili süreçlerimizi sorunsuz bir şekilde yürütebilmekteyiz.”
“Yaklaşık iki yıldır Prozon ile iş ortaklığımız devam etmektedir. Teknopark süreç yönetimi hizmetleri başta olmak üzere Bordro outsource, İK mevzuatı ve teşvik danışmanlığı alanlarında sundukları hizmetler sayesinde ilgili süreçlerimizi sorunsuz bir şekilde yürütebilmekteyiz.”
“Prozon’un sunduğu kapsamlı hizmetler sayesinde bordro süreçlerimizi güvenle ve sorunsuz yönetiyoruz.”
“Prozon Bordro ve Özlük Yazılımı, özellikle Teknopark ve Ar-Ge Merkezi kapsamında faaliyet gösteren firmalar için geliştirilmiş, mevzuata tam uyumlu, detaylı ve kapsamlı çözümler sunmaktadır.”
“Tüm bordro ve özlük süreçlerini uçtan uca yöneten, kullanımı kolay ve güçlü bir platform olan Prozon’u tebrik ederim. Başarılı bir yerli girişim olarak sektöre kattıkları büyük. Özellikle geliştirdikleri kapsamlı personel bütçesi modülü, İK ve finans ekipleri için büyük kolaylık sağlıyor.”
“Teknoparkımız bünyesinde faaliyet gösteren Prozon’un geliştirdiği Bordro ve Özlük yazılımı, özellikle Teknopark ve Ar-Ge şirketleri için TGB mevzuatına tam uyumlu, detaylı ve kapsamlı bir çözüm sunuyor.”
“Arfcap adına, Teknopark süreçlerimizdeki titiz çalışmaları ve mevzuat konusundaki yetkinlikleri için Prozon ekibine teşekkür ederiz. Raporlama ve uyum süreçlerindeki profesyonel destekleri, operasyonlarımızı güvenle yürütmemizi sağlıyor.”
“Prozon, sunduğu sistemli yapı ve uzman bakış açısıyla iş akışımıza büyük katkı sağladı. Karşılaştığımız her durumda gösterdikleri ilgi, bilgi birikimi ve ulaşılabilirlik; iş birliğimizi son derece verimli kılıyor.”
“İş süreçlerimizin yönetimi ve mevzuat uyumu konusunda Prozon’un sağladığı destek, firmamız için vazgeçilmez bir değere dönüştü. Sorularımıza aldığımız hızlı yanıtlar ve proaktif yönlendirmeleriyle, karmaşık süreçleri bizim için sadeleştirdiler.”
“Mevzuata uyum, başvuru ve izleme adımlarında sağladıkları kusursuz yönlendirme sayesinde artık operasyonlarımızı sıfır kaygı ve tam güvenle yürütüyoruz. İş birliğimizi bizim için asıl değerli kılan ise; ihtiyaç duyduğumuz her an ulaşılabilir olmaları ve sorularımıza aldığımız hızlı geri dönüşler.”
“Teknoloji yatırımlarımız kapsamında yürüttüğümüz Ar-Ge, Teknopark ve TÜBİTAK projelerinin yanı sıra; İK ve mevzuat süreçlerinde de Prozon’un danışmanlık gücü en büyük güvencemiz oldu.”
“Mars Sportif olarak, teknoloji tarafımızda yaklaşık bir yıldır Ar-Ge, mali danışmanlık ve bordro outsource hizmetlerinde Prozon ile ilerliyoruz. Ekibin süreçlere olan hakimiyeti ve deneyimi sayesinde operasyonel yükümüz ciddi oranda azaldı. Memnuniyetle ve güvenle referans oluruz.”
“Farklı tüzel kişiliklerden oluşan ve operasyonel yoğunluğu oldukça yüksek olan organizasyon yapımız içerisinde, bordro süreçlerinin doğru, zamanında ve mevzuata tam uyumlu şekilde yürütülmesi kritik önem taşımaktadır.”
Kendi bordronuzla görün
Demo görüşmesinde en zor senaryonuzu masaya koymanızı öneriyoruz: Ar-Ge personeli, vardiyalı üretim, icra dosyası, raporlu ay, sendikal hak — hangisi sizi zorluyorsa. Kendi verinizle bir dönemi birlikte çalıştırıyoruz. Kapsam dışında kalan bir kalem varsa bunu da belirtiriz.