TÜBİTAK’ta iyi proje yetmez, doğru anlatılmış proje kazanır

Ölçüt büyüklük değil, teknik belirsizlik

TÜBİTAK’ın aradığı şey görkemli bir buluş değil; standart yöntemlerle kolayca çözülemeyen bir problem ve onu çözmek için izlenen sistematik bir yol. Aşağıdakilerden biri sizde varsa değerlendirilecek bir potansiyel var demektir:

• Bir üretim hattında fireyi, çevrim süresini ya da enerji tüketimini düşürmek için deneme yanılmayla ilerliyorsanız
• Yurt dışından aldığınız bir bileşeni kendi imkânlarınızla üretmeye çalışıyorsanız
• Müşteri talebiyle, piyasada hazır karşılığı olmayan bir ürün ya da yazılım geliştiriyorsanız
• Mevcut ürünün dayanımını, ömrünü ya da performansını artırmak için test ve doğrulama yapıyorsanız

Bunların uygun olup olmadığını değerlendirmek bizim işimiz. Sizin yapmanız gereken, işi anlatmak.

Reddin sebebi çoğu zaman proje değil, dosya

Reddedilen başvurularda en sık gördüğümüz üç sebep şudur:

• Yanlış program. İyi bir proje, hedef kitlesi farklı bir programa konulduğunda değerlendirme kriterlerini karşılayamaz.
• Teknik belirsizliğin anlatılmamış olması. Firma ne yapacağını anlatır ama neyi bilmediğini ve onu nasıl çözeceğini yazmaz. Hakemin aradığı tam olarak budur.
• Bütçe ile iş paketlerinin tutmaması. Adam/ay dağılımı, ekipman kalemleri ve takvim birbirini doğrulamadığında dosya zayıflar.

Bir kez reddedilmek yeniden başvuruya engel değildir. Önceki dosyanızı inceleyip zayıf kalan noktaları çıkarabiliriz; gerekirse 1701 ile projeyi hibe almadan önce bağımsız değerlendirmeden geçirmek de bir yoldur.

Bunlar birbirinin alternatifi değil, üst üste binen katmanlar

Teknopark, TEKMER ve Ar-Ge Merkezi size bir statü ve onun getirdiği vergi avantajlarını verir. TÜBİTAK ise belirli bir projeye para verir. Aynı şirket ikisini birlikte yürütebilir:

• Merkezinizde ya da teknoparkta yürüttüğünüz bir proje TÜBİTAK’a sunulabilir.
• Proje personelinin maliyeti hem hibeyle karşılanır hem de 5746 teşvikleriyle düşer.
• Onaylanmış bir TÜBİTAK projesi, Ar-Ge Merkezi ya da Teknopark başvurularında güçlü bir referanstır — proje sürekliliğinin en somut kanıtıdır.

Kurgu doğru yapılmalıdır: aynı harcamanın iki kez desteklenmesi ya da mükerrer beyan söz konusu olmamalıdır. Bu ayrımı kurmak işin teknik tarafıdır ve tam olarak bizim yaptığımız iştir.

Tam tersi: ana programlar yalnızca KOBİ’lere açık

Bu, en sık karşılaştığımız ve gerçeğin tam tersi olan önyargı. TÜBİTAK’ın sanayiye açılan iki ana programı 1501 ve 1507’dir ve TÜBİTAK’ın kendi çağrı metninde açıkça yazdığı gibi bu iki programa yalnızca KOBİ niteliğindeki sermaye şirketleri başvurabilir. Yani küçük olmak burada bir engel değil, giriş şartıdır.

• 1507, hiç proje yapmamış ya da sınırlı tecrübesi olan KOBİ’ler için tasarlandı. Daha yalın bir başvuru süreci sunar; amacı büyük bir proje finanse etmek değil, şirkete proje yapma yetkinliği kazandırmaktır.
• 1501, proje tecrübesi olan KOBİ’lerin ana mekanizmasıdır. Destek oranı firmanın desteklenen ilk beş projesi için %75, altıncı proje ve sonrası için %60’tır.

Pratikte gördüğümüz sıralama şu: 1507 ile ilk projeyi tamamlayan şirket, ikinci turda 1501’e çok daha güçlü bir dosyayla gider. Referansı, raporlama disiplini ve ekip alışkanlığı oluşmuş olur.

Büyük ölçekli bir şirketseniz yol kapalı değil, farklıdır: çağrı bazlı programların kimlere açık olduğu her çağrıda ayrıca belirlenir; 1707’de müşteri kuruluş rolü üstlenebilir, Ar-Ge Merkezi ve Teknopark tarafındaki statü teşviklerine yönelebilirsiniz. Hangi programın açık olduğunu güncel çağrı koşullarına bakarak ön değerlendirmede çıkarıyoruz.

Müşterisi belli projeler için ayrı bir program var

1707 Siparişe Dayalı Ar-Ge, tam da bu riski ortadan kaldırmak için kurgulanmıştır. Modelin mantığı tersine çalışır: önce müşteri, sonra ürün. Teknolojiyi geliştiren KOBİ ile o teknolojiyi talep eden müşteri kuruluş birlikte başvurur.

Elinizde bir müşteri talebi ya da niyet mektubu varsa, klasik bir Ar-Ge projesinden çok daha güçlü bir dosya kurulabilir. Değerlendirmede en zayıf halka olan “ticarileşme potansiyeli” başlığı, bu modelde en güçlü halkaya dönüşür.

Sizden istediğimiz zaman, teknik anlatım kadar

Bir TÜBİTAK dosyası; iş paketleri, teknik hedefler, başarı ölçütleri, risk planı, adam/ay dağılımı ve bütçe yapısı demektir. Bunları kurmak bizim işimiz. Sizin ekibinizden istediğimiz şey, işin teknik gerçeğini anlatmaktır: neyi çözmeye çalışıyorsunuz, şimdiye kadar ne denediniz, neden işe yaramadı.

Mühendislik ve mevzuat bakışını birleştirip projeyi hakemlerin beklediği dilde yazıyor, dosyayı PRODİS üzerinden sunuyoruz. Formu doldurmakla kalmıyor, anlatımın gücünü artırıyoruz.

Asıl iş onaydan sonra başlar; o kısmı biz devralıyoruz

Desteklenen projelerde altı aylık dönemler hâlinde PRODİS üzerinden Ar-Ge Yardım İstek Formu sunulması ve izleme sürecinin işletilmesi gerekir. Buna YMM tasdik süreçleri, dönemsel harcama raporları (AGY300) ve proje personelinin bordro-maliyet eşleşmesi eklenir.

Bu takvim, danışmanlık ilişkisinin bittiği yer değil başladığı yerdir. Dönemsel raporlar, mali belgeler ve proje kapsamındaki personel maliyetlerinin yönetimi bizde yürür; siz projeye odaklanırsınız.

Haklısınız — ve bu yüzden baştan kurulur

TÜBİTAK hibesi, olağan bir gelir gibi kaydedilemez; kendi muhasebe ve raporlama kurallarına tabidir. Destek kapsamına giren personel maliyetlerinin doğru ayrıştırılması, projeye ayrılan zamanın izlenmesi ve dönemsel raporlarla uyumlu bir mali altyapı kurulması gerekir.

Yanlış kurulduğunda iki şey olur: dönemsel raporlarla muhasebe kayıtları çelişir ve destek hesabına esas maliyetler eksik ya da fazla çıkar. Doğru kurulduğunda ise raporlama, iç kontrol ve dönem kapanışı çok daha az eforla yürür. Bu altyapıyı proje başlarken kuruyoruz, sonunda değil.

Bu kısım ayrı bir hizmet olarak veriliyor

TÜBİTAK projelerinde bordro, yalnızca maaş hesaplama süreci değildir: destek kapsamına giren personel maliyetlerinin ayrıştırılması, projeye ayrılan zamanın izlenmesi ve dönemsel raporlarla uyumlu bir mali altyapı anlamına gelir. Mevzuat bilgisiyle bordro uzmanlığının birlikte ele alınmasını gerektirir.

Ar-Ge Bordrosu hizmetimizde bu süreç bizde yürür: proje personelinin bordrosu, destek hesabına esas maliyet yapısı ve raporlamaya uyumlu operasyonel akış tek elden yönetilir.

İlk adım ücretsizdir

Ücretsiz ön değerlendirmemizde faaliyet alanınızı, proje fikrinizi, teknik olgunluk seviyenizi ve destek potansiyelinizi birlikte ele alıyoruz. Hangi programın size uygun olduğunu — 1501, 1507, 1505 ya da çağrı bazlı diğer yapılar — ve başvurunun gerçekçi olup olmadığını çıkarıyoruz.

Değerlendirme başvurunun bu aşamada anlamlı olmadığını gösterirse bunu size söyleriz. Reddedilecek bir dosyayı hazırlamak iki tarafın da zamanını harcar.

Ücretsiz proje değerlendirmesi planlayın.