Kişisel Verilerin Korunması

Bu sayfada iki ayrı aydınlatma metni yer alır. Hangisinin sizi ilgilendirdiğini aşağıdan seçebilirsiniz:

• Ziyaretçi, aday ve form aydınlatma metni — prozon.net’i ziyaret ettiyseniz, bir form doldurduysanız, bültenimize abone olduysanız ya da iş başvurusu yaptıysanız bu bölüm sizin içindir.
• Müşteri aydınlatma metni — Prozon’dan bordro, özlük, teşvik ya da danışmanlık hizmeti alıyorsanız ve çalışanlarınıza ait verileri bize aktarıyorsanız bu bölüm sizin içindir.

Her iki metin için de haklarınız ve başvuru yolu aynıdır; sayfanın sonundaki Haklarınız ve başvuru yolu bölümünde yer alır.

A. Ziyaretçi, Aday ve Form Aydınlatma Metni

Prozon Kurumsal Teknoloji Çözümleri A.Ş. (“Prozon” veya “Şirket”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) uyarınca veri sorumlusudur. Bu bölüm, prozon.net’i ziyaret eden, sitedeki formlardan birini dolduran, bültenimize abone olan veya iş başvurusunda bulunan kişilerin kendi kişisel verilerinin nasıl işlendiğini açıklar.

A.1 Hangi verilerinizi işliyoruz

• İletişim ve demo formu: ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası, şirket adı, mesajınız ve formda seçtiğiniz bordro ya da outsource bilgileri.
• Bülten ve mevzuat takvimi aboneliği: ad, e-posta adresi ve onay kayıtlarınız (onay tarihi, onay metni ve işlem kaydı). Bülten tercih merkezinde bir tercihinizi değiştirdiğinizde ayrıca işlem tarihi, IP adresiniz ve tarayıcı bilgisi kaydedilir.
• İş başvurusu: ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası, özgeçmişiniz ve içindeki bilgiler, ilgilendiğinizi belirttiğiniz pozisyonlar.
• Ziyaret verileri: IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, görüntülediğiniz sayfalar, siteye geliş kaynağınız ve çerez kimlikleri. Ayrıntı için Çerez Politikamız.
• Canlı sohbet: sohbet sırasında yazdığınız mesajlar ve paylaştığınız iletişim bilgileri.

Sizden özel nitelikli kişisel veri talep etmiyoruz. Özgeçmişinize sağlık durumu, din, dernek veya sendika üyeliği gibi özel nitelikli bilgiler eklememenizi rica ederiz.

A.2 İşleme amaçlarımız ve hukuki sebepleri

Kişisel verilerinizi aşağıdaki amaçlarla ve karşılarında belirtilen hukuki sebeplere dayanarak işliyoruz:

• Talebinizi değerlendirmek, size dönüş yapmak, teklif ve demo hazırlamak: sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (KVK Kanunu m. 5/2-c) ve meşru menfaat (m. 5/2-f).
• İş başvurunuzu değerlendirmek: sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması (m. 5/2-c).
• Başvurunuzu ileride açılacak pozisyonlar için aday havuzunda tutmak: açık rızanız (m. 5/1).
• Bülten ve mevzuat hatırlatması göndermek: açık rızanız (m. 5/1) ve 6563 sayılı Kanun kapsamında verdiğiniz ticari elektronik ileti onayı.
• Sitenin çalışmasını, güvenliğini sağlamak ve kötüye kullanımı önlemek: meşru menfaat (m. 5/2-f).
• Ziyaret istatistikleri tutmak ve siteyi geliştirmek: çerez izniniz (açık rıza).
• Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek: kanunlarda açıkça öngörülmesi (m. 5/2-a) ve hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m. 5/2-ç).
• Bir uyuşmazlıkta hakkımızı kullanmak veya korumak: hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m. 5/2-e).

A.3 Verilerinizi kimlere aktarıyoruz

• Barındırma: Kinsta — site ve veritabanı sunucuları.
• Müşteri ilişkileri ve canlı sohbet: HubSpot (Avrupa Birliği veri bölgesi).
• E-posta bülteni ve mevzuat takvimi: Mailchimp.
• Çerez yönetimi: Efilli.
• Ziyaret ölçümleme: Google Analytics 4.
• Hukuki danışmanlarımız ile yetkili kamu kurum ve kuruluşları: talep hâlinde ve mevzuatın izin verdiği ölçüde.

Yurt dışına aktarım, KVK Kanunu’nun 9. maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak yapılır.

A.4 Saklama süreleri

• İletişim ve demo talepleri: son iletişimden itibaren 2 yıl.
• Aday özgeçmişleri: başvuru tarihinden itibaren 1 yıl; aday havuzunda tutulmasına rıza verdiyseniz rızanızı geri alana kadar.
• Bülten aboneliği: onayınızı geri alana kadar. Onay ve ret kayıtları — işlem tarihi, e-posta adresiniz, IP adresiniz ve tarayıcı bilgisi — onayınızın ve izin kaldırma talebinizin ispatı için 6563 sayılı Kanun ile İleti Yönetim Sistemi (İYS) mevzuatı uyarınca 3 yıl saklanır.
• Ziyaret ve çerez kayıtları: Çerez Politikamızda belirtilen süreler.

Mevzuatın daha uzun bir saklama süresi öngördüğü hâllerde o süre uygulanır. Süre dolduğunda kişisel verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

B. Müşteri Aydınlatma Metni

Bu bölüm, Prozon’dan hizmet alan ve sözleşme kapsamında çalışanlarına ait kişisel verileri Prozon’a aktaran şirketler içindir.

Prozon Kurumsal Teknoloji Çözümleri A.Ş. olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle, Şirket olarak ürün ve hizmetlerimizden faydalanan kişiler dâhil, Şirket ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verilerin KVK Kanunu’na uygun olarak işlenerek muhafaza edilmesine önem vermekteyiz. Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile KVK Kanunu’nda tanımlı şekli ile “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, çalışanlarınıza ait kişisel verileri aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

Çalışanlarınıza ait kişisel verilerin kanuna uygun olarak toplanması, saklanması, işlenmesi ve paylaşılmasını sağlamak ve gizliliğini korumak amacıyla mümkün olan en üst seviyede güvenlik tedbirlerini aldığımızı Prozon Kurumsal Teknoloji Çözümleri A.Ş. olarak beyan ederiz.

B.1 Kişisel Verilerin Toplanması, İşlenmesi ve İşleme Amaçları

Çalışanlarınıza ait kişisel veriler, Şirketimiz tarafından sağlanan hizmet ve Şirketimizin ticari faaliyetlerine bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle birlikte; otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Şirketimiz birimleri ve ofisler, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Şirketimizin sunduğu ürün ve hizmetlerden yararlandığınız müddetçe oluşturularak ve güncellenerek kişisel veriler işlenebilecektir.

Ayrıca, Şirketin hizmetlerini kullanmak amacıyla çağrı merkezlerimizi veya internet sayfamızı kullandığınızda, Şirketimizi veya internet sitemizi ziyaret ettiğinizde, Şirketimizin düzenlediği eğitim, seminer veya organizasyonlara katıldığınızda kişisel verileriniz işlenebilecektir.

Toplanan kişisel veriler, Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması, Şirketimizin ve Şirketimizle iş ilişkisi içerisinde olan gerçek veya tüzel kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini (Şirketimiz tarafından yürütülen iletişime yönelik idari operasyonlar, Şirkete ait lokasyonların fiziksel güvenliğini ve denetimini sağlamak, itibar araştırma süreçleri, etkinlik yönetimi, hukuki uyum süreci, denetim, mali işler vb.), Şirketimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması ve aşağıda sayılan amaçlarla KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenecektir:

• Prozon’un sunmuş olduğu teknik altyapı ile, şirketlere verilen SGK teşviklerinin, Prozon’a sözleşme kapsamında vermiş olduğunuz yetkiye istinaden hesaplanması ve raporlanması ile çalışanlarınızın özlük bilgilerini düzenlemek, bordrolarını hesaplamak ve bordro hazırlamak amacıyla işlemek,
• Bilgi işlem gereksinimleri, sistemsel yapısı, alınan bilgi işlem destek hizmetlerinin gerekliliği, bu hizmet ve ürünlere ilişkin olarak sizlere gerekli bilgilerin aktarılması amacıyla iletişim kurmak,
• Müşteri memnuniyetinin ölçümlenmesi ve artırılması, şikâyet yönetimi, yeni hizmet ve ürünler ile ilgili görüş ve önerilerinizi almak, sorun ve hata bildirimlerinizi almak, ürün ve hizmetlere, şikâyet ve taleplerinize yönelik tarafınıza bilgi vermek,
• Hizmet kalitesinin ölçülmesi ve geliştirilmesi, denetim, risk yönetimi, kontrol, müşteri doğrulama, dolandırıcılığın tespiti ve önlenmesi, şirket içi değerlendirme ve analiz,
• Resmî kurumlarca öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak, sözleşmelerin gerekliliklerini yerine getirmek ve bu hizmetlerden faydalanılmasına ilişkin olarak tabi olunan yasal yükümlülükleri ifa etmek,
• Resmî makamlardan veya sizlerden gelen talepleri incelemek, değerlendirmek ve yanıtlamak.

B.2 Hangi Kişisel Verileri İşliyoruz?

Sözleşme kapsamında bize aktardığınız, çalışanlarınıza ait veriler şunlardır:

• Kimlik ve iletişim verisi: ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, cinsiyet, medeni durum, uyruk, iletişim bilgileri.
• Çalışma ve bordro verisi: meslek kodu, prime esas kazanç, istirahat raporu süresi, iş kazası bilgisi, maaş, engel durumu.

Prozon ile yapmış olduğunuz sözleşme kapsamında, çalışanlarınıza ait kişisel verileri, sadece sözleşme konusu işin ifası kapsamında işlememiz için, çalışanlarınızdan, çalışanla aranızda yapmış olduğunuz iş sözleşmesi kapsamında izin aldığınızı, çalışanın bu izni dilediği zaman iptal edebileceğini bildirdiğinizi kabul etmiş olursunuz. Bu kapsamda bize iletmiş olduğunuz verileri, ISO 27001 standartları kapsamında güvenli bir şekilde saklayacağımızı, işin ifası dışında kullanmayacağımızı ve işlemeyeceğimizi Prozon olarak taahhüt ederiz.

B.3 Kişisel Verileri Hangi Amaçlarla Topluyor ve İşliyoruz?

Yukarıda belirttiğimiz, çalışanlarınıza ilişkin kişisel veriler, size verdiğimiz hizmete ilişkin Hizmet Sözleşmesi’nin ifası için aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• İstihdam teşviklerinin hesaplanması, SGK’ye bildirimlerin yapılması ve müşteriye raporlanması,
• Bordro ve teknik bordrolama hizmetleri kapsamında bildirimlerin yapılabilmesi,
• İş akışını kolaylaştıran modüller ile şirketinizin iş süreçlerinin iyileştirilmesi,
• Verdiğimiz hizmetlere ilişkin bir şikâyet olduğu takdirde söz konusu şikâyeti sonuçlandırmak,
• Piyasa yorumlama, satış ve pazarlama analizleri, yönetimsel analizler, finansman planlaması yapmak, site kullanımını yorumlamak,
• Size verdiğimiz hizmetin kalitesini artırmak ve kalite kontrolünü sağlamak,
• Şirket içerisinde kullanılan yazılımları iç ve dış kaynak kullanarak geliştirmek.

Son olarak, hukuka ve usule uygun savcılık talepleri ve mahkeme kararları gibi hukuki talepler aracılığıyla tarafımızdan kişisel verilerin paylaşılması istendiğinde ve mevzuatta düzenlenmiş yasal bildirimler gereği kişisel verileri paylaşma yükümlülüğümüz bulunmaktadır. Ayrıca kişisel veriler bizim de taraf olduğumuz bir uyuşmazlığa konu olduğu takdirde savunma hakkımızı kullanabilmemiz için gerekli olan avukat, bilirkişi, mahkeme gibi mecralarla ve kişilerle kişisel verileri paylaşmamız gerekebilir. Bu hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve savunma hakkımızı kullanabilmek amacıyla kişisel verileri işleyebiliriz.

B.4 İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Toplanan kişisel veriler; yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi ile sınırlı kalmak üzere:

• İş Kanunu, Vergi Usul Kanunu, Sosyal Güvenlik Kurumu mevzuatı, Sayıştay, Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun, Türk Ticaret Kanunu, Borçlar Kanunu ve diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi veya kuruluşlara,
• Türkiye İş Kurumuna (İŞKUR) ve kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları, idari merciler ve yasal mercilere,
• Yurt içinde ve yurt dışında faaliyet gösteren sunucularımıza, verilerin bulut ortamında saklanması hizmeti aldığımız yurt içi ve yurt dışı kişi ve kurumlara,
• KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

B.5 Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel veriler, her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, yukarıda yer verilen amaçlar doğrultusunda Şirketçe sunduğumuz ürün ve hizmetlerin belirlenen yasal çerçevede sunulabilmesi ve bu kapsamda Şirketimizin sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi gayesi ile edinilir. Bu hukuki sebeple toplanan kişisel veriler, KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu bölümün B.1 ve B.2 numaralı maddelerinde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

Haklarınız ve Başvuru Yolu

Bu bölüm her iki aydınlatma metni için de geçerlidir.

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda düzenlenen yöntemlerle Şirketimize iletmeniz durumunda Şirketimiz, talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi hâlinde, Şirketimiz tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVK Kanunu’nun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanma ile ilgili talebinizi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fıkrası ve 30356 sayılı ve 10.03.2018 tarihli Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince Türkçe ve yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da Prozon Kurumsal Teknoloji Çözümleri A.Ş.’ye daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Başvurularda sadece başvuru sahibi kişi hakkında bilgi verilecek olup diğer aile fertleri ve üçüncü kişiler hakkında bilgi alınması mümkün olmayacaktır. Prozon Kurumsal Teknoloji Çözümleri A.Ş.’nin cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkı saklıdır.

Başvurunuzda:

• Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranızın,
• Talep konunuzun

bulunması zorunlu olup varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Yazılı olarak yapmak istediğiniz başvurularınızı, gerekli belgeleri ekleyerek veri sorumlusu olarak Şirketimizin Artan Plaza, Bağlarbaşı, Feyzullah Cd. No:140 Kat:5, 34844 Maltepe / İstanbul adresine verebilirsiniz. E-posta yoluyla yapmak istediğiniz başvurularınızı kvkk@prozon.net adresine yapabilirsiniz.

Prozon Kurumsal Teknoloji Çözümleri A.Ş.
Adres: Artan Plaza, Bağlarbaşı, Feyzullah Cd. No:140 Kat:5, 34844 Maltepe / İstanbul
Telefon: +90 216 808 02 39
E-posta: kvkk@prozon.net
KEP adresi: prozonkurumsal@hs03.kep.tr
Web: prozon.net
Veri sorumlusu: Bora Ekmekci